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企業(yè)建設(shè)電子招投標(biāo)的四個(gè)核心問題

作者:
安徽新天源建設(shè)咨詢有限公司
最后修訂:
2017-05-10 09:48:08

摘要:

編者按:隨著國家制度環(huán)境日趨完善和信息化進(jìn)程不斷加快,我國正在迎來企業(yè)建設(shè)電子招投標(biāo)交易系統(tǒng)的高潮。企業(yè)建設(shè)電子招投標(biāo)交易系統(tǒng),繼而推行電子招投標(biāo),不可避免地會(huì)遇到各種棘手的問題,本文作者結(jié)合十余年的電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營經(jīng)驗(yàn),對(duì)電子招投標(biāo)建設(shè)過程中的四個(gè)核心問題做了剖析,提出了對(duì)應(yīng)的解決方案。

信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展正在對(duì)各行各業(yè)產(chǎn)生深遠(yuǎn)的影響,企業(yè)比以往任何時(shí)候都更加需要主動(dòng)求變,借機(jī)重構(gòu)價(jià)值活動(dòng),提升對(duì)外服務(wù)。在招投標(biāo)領(lǐng)域,國家連續(xù)出臺(tái)政策鼓勵(lì)電子化,并提出在2017年6月30日之前實(shí)現(xiàn)依法必須招標(biāo)項(xiàng)目交易全過程的電子化這一明確目標(biāo)。受此雙重推動(dòng),企業(yè)招標(biāo)采購的信息化建設(shè)迅速升溫,從國務(wù)院直屬企業(yè)到地方國有企業(yè),從自行招標(biāo)企業(yè)到專業(yè)招標(biāo)代理機(jī)構(gòu),再到獨(dú)立的第三方平臺(tái)運(yùn)營機(jī)構(gòu),都正在如火如荼地建設(shè)電子招投標(biāo)系統(tǒng)。

然而,雖然系統(tǒng)已經(jīng)建成并投入使用的企業(yè)越來越多,但總體上成功案例的占比仍然有待提高。以筆者及所在團(tuán)隊(duì)十多年的招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)營經(jīng)驗(yàn)來看,主要原因是四個(gè)關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)上沒有把握好。

一、信息技術(shù)是提升企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力

很多企業(yè)其實(shí)都想推進(jìn)招標(biāo)投標(biāo)的信息化,但是各個(gè)部門反復(fù)討論,曠日持久卻無定論,導(dǎo)致項(xiàng)目遲遲不能立項(xiàng),或者系統(tǒng)雖已開始實(shí)施,但進(jìn)展緩慢,有些甚至無法實(shí)施下去。歸根到底,這都是企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者沒有真正下定決心,沒有認(rèn)識(shí)到推行電子招投標(biāo)以及由此發(fā)起管理變革的必要性。

《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》提出,“國家鼓勵(lì)通過信息網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子招標(biāo)投標(biāo)”,這為電子招標(biāo)投標(biāo)賦予了法律效力。2013年2月4日,《電子招投標(biāo)辦法》及所附《電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng)技術(shù)規(guī)范》正式頒布,這顯示出國家推動(dòng)招投標(biāo)信息化的決心,標(biāo)志著國家招投標(biāo)信息化建設(shè)進(jìn)入法制化軌道。此后,各級(jí)政府大力推動(dòng)招標(biāo)投標(biāo)和政府采購信息公開,各界普遍認(rèn)為電子化即意味著透明化、規(guī)范化,《整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺(tái)工作方案》(國辦發(fā)〔2015〕63號(hào))確立在2017年6月30日之前實(shí)現(xiàn)依法必須招標(biāo)項(xiàng)目交易全過程的電子化這一明確目標(biāo)。在這樣的背景下,推進(jìn)電子招投標(biāo)這項(xiàng)工作的意義自然無須贅言。

互聯(lián)網(wǎng)等IT技術(shù)的快速發(fā)展,推動(dòng)招標(biāo)投標(biāo)電子化和網(wǎng)絡(luò)化。使用數(shù)據(jù)電文代替紙張,能突破時(shí)間和空間的限制,從而顯著地提高效率和降低交易成本,并促進(jìn)招標(biāo)機(jī)構(gòu)的業(yè)務(wù)發(fā)展和管理提升。招標(biāo)投標(biāo)在本質(zhì)上是一個(gè)信息處理過程,非常適合使用信息化手段。目前全球經(jīng)濟(jì)增長的速度放緩,企業(yè)的開源難度增大,節(jié)流必然成為提升效益的重要手段?!吨袊少彴l(fā)展報(bào)告2012》的數(shù)據(jù)顯示,企業(yè)的采購成本平均占據(jù)銷售收入的55%,而招標(biāo)又是企業(yè)最重要的一種采購方式,因此招標(biāo)采購對(duì)于降本有舉足輕重的作用。例如,某央企在實(shí)行電子招投標(biāo)之后,一次集中招標(biāo)時(shí)有投標(biāo)人超過600家,但開標(biāo)只用了不到10分鐘,而且全過程在網(wǎng)上完成,投標(biāo)人不用到現(xiàn)場(chǎng)來,招標(biāo)機(jī)構(gòu)不需要使用開標(biāo)場(chǎng)所。

盡管人們對(duì)電子招投標(biāo)能發(fā)展多快,實(shí)際作用有多大,存在不同的判斷,但招標(biāo)采購電子化已是大勢(shì)所趨,這在業(yè)內(nèi)基本已成共識(shí)。在這種背景下,招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)企業(yè)想要生存和發(fā)展,企業(yè)內(nèi)部的招標(biāo)部門想要承擔(dān)起自身的職責(zé),必須主動(dòng)擁抱變革。

企業(yè)在建設(shè)電子招投標(biāo)系統(tǒng)過程中會(huì)碰到各種各樣的問題,其中最關(guān)鍵的是企業(yè)各個(gè)層級(jí)的成員對(duì)信息化這件事情的理解、支持和參與的程度。一些人純粹因?yàn)楹ε伦兓磳?duì)變化;一些人習(xí)慣了手工操作的方式,不愿改變;一些人擔(dān)心系統(tǒng)將取代自己的工作,心生抵觸。當(dāng)然,有些人擔(dān)心權(quán)力與利益受到影響,于是明里暗里阻撓或者破壞。凡此種種,不一而足。

然而,無論是哪一次技術(shù)革新或管理變革,人們都會(huì)是同樣的反應(yīng),都需要管理者去設(shè)法引導(dǎo)和消除。變革成敗毫無例外都系于管理者,特別是一把手的態(tài)度和行動(dòng)。特別是在擁護(hù)變革與反對(duì)變革的新舊力量較勁的緊要關(guān)口,高層管理者的態(tài)度和決心至關(guān)重要。

高層領(lǐng)導(dǎo)必須對(duì)技術(shù)革新和管理變革抱有積極的態(tài)度,親自帶動(dòng)公司形成學(xué)習(xí)和參與信息化建設(shè)的氛圍,統(tǒng)一公司內(nèi)部認(rèn)識(shí),建立項(xiàng)目領(lǐng)導(dǎo)小組,安排項(xiàng)目總體計(jì)劃,關(guān)注項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展,協(xié)調(diào)解決重大問題,從公司層面和戰(zhàn)略高度給予電子招投標(biāo)系統(tǒng)支持和指導(dǎo)。如今發(fā)展趨勢(shì)已經(jīng)明朗,這時(shí)更是需要下定決心,排除各種困難和障礙推進(jìn)變革。即使受到預(yù)算的限制,也應(yīng)設(shè)法以較小的投入加以嘗試,例如先用信息化手段解決少數(shù)幾個(gè)瓶頸環(huán)節(jié),或者選擇投入較小的云計(jì)算模式。

二、互聯(lián)網(wǎng)+招標(biāo)采購是構(gòu)建企業(yè)采購系統(tǒng)的基石

一些企業(yè)建成了電子招標(biāo)投標(biāo)系統(tǒng),但是在使用過程中遇到各種困難:一是功能固化,與法律法規(guī)或者公司管理制度的要求存在差異,對(duì)招標(biāo)人也無法提供及時(shí)的信息反饋;二是沒有利用系統(tǒng)解決日常工作問題,比如各種格式文檔,甚至日常需要的報(bào)告、報(bào)表、統(tǒng)計(jì)都沒有實(shí)現(xiàn),還需要像以前一樣手工處理;三是系統(tǒng)之間的銜接沒做好,導(dǎo)致數(shù)據(jù)無法有效對(duì)接,需要重復(fù)操作。

電子招投標(biāo)系統(tǒng)除了必須具備合法合規(guī)性之外,還應(yīng)該與企業(yè)的業(yè)務(wù)實(shí)際相結(jié)合。每個(gè)企業(yè)都有自身的特點(diǎn),特別是在管理上有自己的要求,因此信息化建設(shè)必須結(jié)合這些特點(diǎn)和要求,立足于解決現(xiàn)實(shí)問題,繼而支撐公司長遠(yuǎn)的發(fā)展。

對(duì)專業(yè)的招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)來講,要滿足從委托業(yè)務(wù)開始到合同備案管理的整個(gè)招投標(biāo)管理流程,要關(guān)注過程的合法合規(guī)性、項(xiàng)目在部門間的分派、過程中的質(zhì)量管理和業(yè)主的參與,要把大量的工作交由系統(tǒng)完成。例如,數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)分析、決策支持、對(duì)投標(biāo)人的服務(wù)等,應(yīng)盡可能由系統(tǒng)自動(dòng)完成或者借助系統(tǒng)完成,避免重復(fù)錄入等低效率的工作。

一些企業(yè)的電子招投標(biāo)系統(tǒng),是真正意義上的“管理系統(tǒng)”,完全是為了滿足管理者對(duì)過程管理、知識(shí)積累的要求,業(yè)務(wù)人員不僅要按傳統(tǒng)模式完成全過程的所有活動(dòng),還必須向系統(tǒng)錄入數(shù)據(jù),這相當(dāng)于操作兩遍。如果業(yè)主或地方政府交易場(chǎng)所也建有系統(tǒng),每個(gè)系統(tǒng)上都要操作,脾氣再好的業(yè)務(wù)人員,也會(huì)被這些重復(fù)操作搞得心煩不已。分階段建設(shè)的系統(tǒng),也有必要統(tǒng)籌規(guī)劃,在一開始就為不同角色的用戶提供一些便利功能,幫助他們提高工作效率,以取得他們的切實(shí)支持。

對(duì)于集團(tuán)公司下屬的招標(biāo)機(jī)構(gòu),除了在集團(tuán)層面考慮對(duì)接ERP等系統(tǒng),以及考慮用戶從統(tǒng)一的平臺(tái)登錄,以及監(jiān)察審計(jì)部門的相關(guān)需要之外,還要把電子招投標(biāo)系統(tǒng)的建設(shè)融入本機(jī)構(gòu)的整體信息化規(guī)劃和布局,與企業(yè)原有系統(tǒng),比如OA系統(tǒng)、CRM系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)等對(duì)接,形成信息系統(tǒng)集群,協(xié)同完成業(yè)務(wù)流程的管理,并充分考慮現(xiàn)有和未來可能的接口。只有這樣,才能真正實(shí)現(xiàn)信息互聯(lián)互通,實(shí)現(xiàn)信息的共享和有效利用,進(jìn)而真正起到提高效率和提升管理的作用。例如,某央企下屬的招標(biāo)公司與銀行合作,創(chuàng)造性地使用虛擬賬戶管理投標(biāo)保證金,做到了資金與項(xiàng)目匹配、基本賬戶查驗(yàn)、保證金收退和利息計(jì)取等環(huán)節(jié)的全自動(dòng)處理,賬目的準(zhǔn)確率超過99%,也就是只有不到1%的賬目需要人工干預(yù),這就大大節(jié)省了時(shí)間,受到財(cái)務(wù)部門和業(yè)務(wù)人員的歡迎。

總之,企業(yè)電子招投標(biāo)系統(tǒng)要能夠在合法合規(guī)的基礎(chǔ)上,解決實(shí)際問題,這樣才能得到各方的接受,才有機(jī)會(huì)發(fā)揮價(jià)值,否則很容易碰上各種軟硬釘子,最終難以實(shí)施或建成后收效甚微。

三、管理方式是構(gòu)建電子招投標(biāo)系統(tǒng)的前提

企業(yè)信息化容易走向兩個(gè)極端。有些企業(yè)認(rèn)為信息化是個(gè)燒錢的事情,要大量投資,而且效益不是那么明顯,于是心存顧慮,在岸上猶豫再三,還是遲遲不敢脫鞋下水。有些企業(yè)認(rèn)為自己懂業(yè)務(wù),信息化不過是寫代碼,很簡(jiǎn)單,自己組建一個(gè)團(tuán)隊(duì)或者隨便找一家軟件公司都能做。

這兩種態(tài)度都是錯(cuò)誤的,原因都是對(duì)信息化缺少了解,對(duì)電子招投標(biāo)的復(fù)雜性和專業(yè)化分工沒有正確的認(rèn)識(shí)。企業(yè)的電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè),應(yīng)該建立在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上,吸收和借鑒成敗兩方面的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn),并且結(jié)合自身的實(shí)際情況,才能對(duì)“怎么做”心中有數(shù)。

目前企業(yè)電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)方式總體也分為兩種:一是企業(yè)自行建立系統(tǒng),即通過購買硬件和軟件的方式建立系統(tǒng),并負(fù)責(zé)系統(tǒng)的運(yùn)行維護(hù);二是租用第三方平臺(tái),或者說通過購買服務(wù)的方式使用系統(tǒng),系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)由第三方平臺(tái)公司負(fù)責(zé)。比較而言,前一種方式投資大、周期長、風(fēng)險(xiǎn)大,但系統(tǒng)是自有自用的,可以量身定制,如果企業(yè)的信息化基礎(chǔ)較好,運(yùn)行維護(hù)能力比較強(qiáng),那么系統(tǒng)能夠發(fā)揮長期價(jià)值。后一種方式投資小、周期短,開通即可使用,但是定制化的空間相對(duì)較小,用起來難免多少有一點(diǎn)適應(yīng)。當(dāng)然,也還存在一些居于二者之間的其他方式,例如私有云、分期付款、BOT等。

總體來講,企業(yè)在選擇實(shí)施路徑時(shí)要綜合考慮各方面的因素:資金雄厚、業(yè)務(wù)繁多、IT能力強(qiáng)的大型企業(yè),可以自建電子招投標(biāo)系統(tǒng);中小型企業(yè)則建議采用購買服務(wù)的模式,不用投入太多資金和IT人員即可快速實(shí)現(xiàn)電子招投標(biāo)。

四、專業(yè)化團(tuán)隊(duì)是電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)及管理的重要支撐

企業(yè)在系統(tǒng)選型和建設(shè)中往往存在兩方面的問題。一是企業(yè)沒有認(rèn)真選型,迷信大公司的宣傳,或者在交流過程中被華麗的演講材料和滿口承諾所打動(dòng),做出了錯(cuò)誤的決定,結(jié)果花費(fèi)的財(cái)力、物力、人力和時(shí)間遠(yuǎn)超預(yù)期。二是企業(yè)認(rèn)為信息化系統(tǒng)建設(shè)跟花錢買商品一樣,只要供應(yīng)商認(rèn)真做就行,業(yè)務(wù)部門在需求調(diào)研和用戶測(cè)試階段參與太少,等到真正使用時(shí)才提問題,這里也不行哪里也不行,最終導(dǎo)致系統(tǒng)使用困難。

那么怎樣才能做到正確選型——究竟要選擇什么樣的電子招投標(biāo)產(chǎn)品,交給什么樣的公司去做,選擇什么樣的團(tuán)隊(duì)去實(shí)施?

產(chǎn)品的選擇至少要考慮兩個(gè)維度。一是系統(tǒng)的功能范圍。電子招投標(biāo)系統(tǒng)總體上分為兩類,即政府交易場(chǎng)所的平臺(tái)、企業(yè)自建的平臺(tái)。交易場(chǎng)所的平臺(tái)通常只關(guān)注交易過程,有時(shí)包含公共服務(wù)和(或)監(jiān)督管理職能。企業(yè)自建的平臺(tái)通常既包括交易過程,還會(huì)覆蓋業(yè)務(wù)的執(zhí)行過程及其管理,即針對(duì)招標(biāo)活動(dòng)的職能管理。企業(yè)建設(shè)電子招投標(biāo)系統(tǒng),目的是要為客戶提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù),也就是在合法合規(guī)的前提下,按計(jì)劃完成招標(biāo)工作,找到合適的供應(yīng)商,為客戶提供專業(yè)的支持和服務(wù)。在這個(gè)過程中,企業(yè)需要很方便地進(jìn)行業(yè)務(wù)操作和管理,提高執(zhí)行效率,及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)和分析數(shù)據(jù),更好地做出決策。

二是系統(tǒng)的設(shè)計(jì)思路。招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)看似簡(jiǎn)單,不外乎招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)幾個(gè)環(huán)節(jié),實(shí)際上每個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循嚴(yán)格的規(guī)定,而且前后環(huán)節(jié)之間有著緊密的邏輯關(guān)系。這個(gè)特點(diǎn)決定了電子招投標(biāo)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)最好采用項(xiàng)目管理的思路,而不是像OA系統(tǒng)那樣采用工作流的思路。一些企業(yè)使用的類似OA系統(tǒng),過程文檔大都采用附件形式保存,未做結(jié)構(gòu)化或格式化(字段化)處理,因此無論是在工作過程當(dāng)中,還是事后去查閱和統(tǒng)計(jì)分析,都必須逐個(gè)下載,打開之后才能加以利用。這樣的系統(tǒng)對(duì)業(yè)務(wù)人員基本沒有幫助,因此極易受到業(yè)務(wù)部門的抵制。

接下來,實(shí)施企業(yè)又該怎樣選擇呢?可以從三個(gè)方面考慮:一看原型系統(tǒng)是否專業(yè)和成熟。企業(yè)在做出選擇前,最好能做系統(tǒng)實(shí)測(cè),使用真實(shí)的歷史項(xiàng)目從頭到尾走一遍,以檢驗(yàn)系統(tǒng)的通暢、穩(wěn)定和成熟程度,同時(shí)也對(duì)系統(tǒng)流程與企業(yè)要求有多大偏差,因而后期有多少定制化開發(fā)的工作量,做到心中有數(shù)。二看實(shí)施企業(yè)和團(tuán)隊(duì)是否既懂軟件技術(shù),又懂招投標(biāo)業(yè)務(wù),最好還有法律方面的人才。電子招投標(biāo)實(shí)質(zhì)上是信息技術(shù)、招投標(biāo)業(yè)務(wù)和法律知識(shí)三者的結(jié)合,只有這樣的復(fù)合型團(tuán)隊(duì)才聽得懂業(yè)務(wù)語言,并將業(yè)務(wù)需求在系統(tǒng)當(dāng)中實(shí)現(xiàn),而不是先要花大量時(shí)間對(duì)開發(fā)人員做招標(biāo)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三看成功案例與企業(yè)自身的匹配度。有些供應(yīng)商企業(yè)拿出的成功案例,其實(shí)可能跟招投標(biāo)基本不沾邊。企業(yè)在考察時(shí)一定要睜大眼睛,看清楚這些項(xiàng)目的功能范圍、設(shè)計(jì)思路,時(shí)間允許的話最好去案例企業(yè)做實(shí)地考察,親自把主要功能操作一遍。

選好供應(yīng)商之后,怎么開展具體的實(shí)施工作?電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程,必須將招標(biāo)業(yè)務(wù)、軟件系統(tǒng)和法律知識(shí)三者很好地結(jié)合,還要考慮滿足管理上的需要,因此實(shí)施時(shí)要組建甲乙雙方聯(lián)合團(tuán)隊(duì),既彼此加強(qiáng),又互相驗(yàn)證,共同實(shí)施。甲方應(yīng)借機(jī)全面梳理自己的業(yè)務(wù)流程,盡可能實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,對(duì)于復(fù)雜情況要由決策層拍板確定業(yè)務(wù)處理方案。乙方要對(duì)業(yè)務(wù)需求做出評(píng)估,根據(jù)自己實(shí)施和運(yùn)營電子招投標(biāo)系統(tǒng)的經(jīng)驗(yàn),指出潛在風(fēng)險(xiǎn),主動(dòng)提出合理化建議,將合理的需求轉(zhuǎn)化為系統(tǒng)實(shí)現(xiàn),及時(shí)溝通系統(tǒng)進(jìn)展情況,與甲方共同推進(jìn)。只有這樣,才能確保系統(tǒng)建設(shè)順利進(jìn)行,確保系統(tǒng)合規(guī)并滿足業(yè)務(wù)的需求,從而能夠真正投入使用發(fā)揮效益。

建設(shè)電子招投標(biāo)是時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)和必然結(jié)果,招標(biāo)機(jī)構(gòu)要解決好這個(gè)新課題,首先是高層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)看清大勢(shì),全力推動(dòng),為變革營造良好的氛圍和條件;其次要全面分析公司的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀,以解決實(shí)際的業(yè)務(wù)問題為導(dǎo)向,讓公司上下都參與到系統(tǒng)建設(shè)和使用中來;第三要根據(jù)自己的能力和實(shí)力,選擇適合自己的實(shí)施路徑,確保既能抓住機(jī)會(huì),又避免花冤枉錢;最后,要做好系統(tǒng)選型,選擇一家真正專業(yè)的公司,并在實(shí)施過程當(dāng)中密切配合。

招標(biāo)機(jī)構(gòu)只要認(rèn)真思考并解決好“決心做”、“做什么”、“怎么做”和“找誰做”這四個(gè)問題,推進(jìn)電子招投標(biāo)系統(tǒng)建設(shè)就有了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。



來源:《招標(biāo)采購管理》2016年第3期 作者:上海匯招信息技術(shù)有限公司,楊舉旗、郝景鵬、徐祎