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高效溝通管理要點:從華為項目管理中,學(xué)習(xí)溝通之道

作者:
安徽新天源建設(shè)咨詢有限公司
最后修訂:
2020-05-26 16:34:27

摘要:

溝通管理

項目管理過程中溝通管理,由于干系人眾多,很容易出現(xiàn)不可控制的局面。為了能夠降低溝通管理的難度,讓溝通效率更高,溝通效果更好。需要做好溝通計劃,針對不同問題提前做好解決方案。溝通方式和一些詞匯能夠做好提前統(tǒng)一好意思,能夠讓溝通誤解率降低。




高效溝通管理要點


1、計劃好溝通


影響溝通計劃和項目溝通要求的主要因素有以下這些。


項目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。


項目干系人分析的結(jié)果。


報告關(guān)系。


項目涉及的職能領(lǐng)域。


參與項目的人數(shù)。


項目干系人所在的地方。


每位項目干系人的信息需求。


項目團(tuán)隊成員的經(jīng)驗級別。


技術(shù)可得性。


信息需求的緊急性和需要的頻率。


想要的項目溝通形式。


項目的預(yù)期時長。


項目在組織層面的風(fēng)險級別。


對終端消費者的預(yù)期變更影響。


組織文化。


所需的外部溝通級別。


采購合同。


法律顧問提出的限制。


給項目確定了具體的溝通要求后,一定要完成以下兩件事情。


在項目溝通管理計劃中記錄這些信息。


確保將所有正式的項目溝通(以及實現(xiàn)溝通要完成的工作)都包含在WBS和項目進(jìn)度計劃中。


2、記住基本方法


優(yōu)先處理:項目溝通不要走捷徑;尊重項目干系人。


展現(xiàn)風(fēng)度:講禮貌,將欣賞和感激表現(xiàn)出來。


言出必行:如果你說了要做什么事情,就要去做。


3、溝通的5個C


在計劃或執(zhí)行項目溝通的時候,要牢記5個C。


清楚(Clear):說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語。


簡潔(Concise):抓住重點;不讓信息漫無邊際。


禮貌(Courteous):講禮貌,注意語調(diào)。


一貫(Consistent):使用恰當(dāng)?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。


令人信服(Compelling):讓他們有理由去注意。


4、保證理解


如果想進(jìn)行有效的溝通,就要擁有這樣的理念。主要包括以下幾個方面。


投入精力、耐心和決心,確保別人清楚地理解了你的意思。


采用有效的聆聽技巧,確保自己清楚地理解了別人要傳達(dá)的意思。


采用最適合聽眾的溝通媒介,要懂得變通。


調(diào)整溝通的內(nèi)容來最大限度地滿足每個目標(biāo)聽眾(項目團(tuán)隊、客戶、高級管理層以及/或人事管理層)的信息需求。


要重視,注意反饋信息,如果所做的事情沒有效果,要樂意去調(diào)整。


不要假設(shè)別人明白了,要不斷地講清楚、提問題、確認(rèn)。在所有溝通中要注重從他人的角度來看問題。


5、建立各方關(guān)系


高效的溝通者都知道,人與人之間的橋梁是建立在信任、親善和人際關(guān)系的基礎(chǔ)之上的。要樂于花時間去同關(guān)鍵的項目干系人建立一對一的關(guān)系,特別是在項目早期的時候。此外,注重關(guān)系有助于建立開放、誠信的環(huán)境,更有利于處理項目難題。


6、富有前瞻性


通過溝通計劃讓目標(biāo)聽眾了解,保持前后一致。預(yù)見額外的信息需求。永遠(yuǎn)不要讓項目干系人心生疑惑或者先找你。




華為溝通之道


01

缺乏有效溝通,對項目是災(zāi)難性的


在華為創(chuàng)立初期,曾一度出現(xiàn)工作結(jié)果和預(yù)期目標(biāo)不相符的問題,讓公司多次陷入危機(jī)。那時候,無論是計劃部門還是員工,都承受了很大的壓力。


公司不得不通過咨詢找出原因,在訪問了一些員工之后得知:大部分項目經(jīng)理在領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)后,竟然不清楚自己應(yīng)該在什么時間執(zhí)行任務(wù)、什么時間完成、怎么去操作、具體完成到什么程度才算合格。這些人習(xí)慣于聽到任務(wù)以后,什么都不考慮,召集幾個員工就埋頭干起來,也不管自己理解的任務(wù)跟領(lǐng)導(dǎo)交代的任務(wù)是否一樣。


華為項目經(jīng)理的這種工作態(tài)度值得提倡,也令人敬佩,這也是華為之所以能夠迅速行動的關(guān)鍵之一。不過,這并不意味著他們是合格的項目管理者。合格的項目管理者應(yīng)該按照領(lǐng)導(dǎo)的意圖做正確的事,而且是高效地做事。


可能會有人把問題歸咎于上級領(lǐng)導(dǎo),認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)沒有把項目任務(wù)交代清楚。事實上,領(lǐng)導(dǎo)交代不清楚是一方面的原因,更主要的問題還是在于自己,是自己沒有去確認(rèn)和溝通。


所以,缺乏有效的溝通環(huán)境對項目來說是災(zāi)難性的。沒有有效的溝通與交流,決策傳遞將會受阻并停滯。雖然大多數(shù)人都知道有效溝通對于項目很關(guān)鍵,但在絕大多數(shù)項目管理體制設(shè)計和實踐中,溝通管理往往是最容易被忽視的。


02

有效溝通的兩大類別:關(guān)鍵者、項目團(tuán)隊


溝通上所花的時間和精力對項目的成功有著決定性作用,它不僅造就了成功的項目經(jīng)理,也造就了成功的項目。有效的溝通是成功項目的典型特征之一,作為項目啟動過程的一部分,項目核心團(tuán)隊?wèi)?yīng)該撰寫一份溝通計劃。


項目溝通的兩大類別是:與關(guān)鍵者溝通;與項目團(tuán)隊溝通。


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對于關(guān)鍵者,項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該尋求以下這些問題的答案:


誰需要項目的信息?


他們需要項目的哪些信息?


他們需要信息的頻率?


采用何種方式能夠最有限地傳遞信息?


利益相關(guān)者分享是溝通計劃的關(guān)鍵輸入變量。與關(guān)鍵利益相關(guān)者溝通的有效方式是為每一個相關(guān)者構(gòu)建一個溝通矩陣。


溝通計劃的第二個關(guān)注維度是團(tuán)隊內(nèi)部溝通。


當(dāng)團(tuán)隊成員辦公地點接近時,最重要的團(tuán)隊溝通方式是項目例會。項目例會召開的頻率視項目而定,過多的會議不是好事。但是,頻率適當(dāng)?shù)臅h可以使團(tuán)隊在問題尚小之前能夠發(fā)現(xiàn)和解決。在時間短、強(qiáng)度高的項目中,晨會對于團(tuán)隊成員匯報工作還是相當(dāng)必要的。一些公司的晨會站著開,鼓勵就關(guān)鍵信息作簡短扼要的報告。


除非確實有緊急事務(wù),否則項目會議的召開不能出乎團(tuán)隊成員的意料。這樣,在項目啟動階段,項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該明確多久、何時、何地召開會議。這可以幫助團(tuán)隊成員達(dá)成一致,并使他們很好地與其他工作結(jié)合起來。


03

華為的溝通三原則


在華為,善于溝通不僅是項目管理的重要手段,而且是每個華為人的基本職業(yè)技能。


為了避免在工作過程中出現(xiàn)對接障礙,華為公司要求員工在項目工作開始之前就做好溝通,在適當(dāng)?shù)臅r間、將適當(dāng)?shù)男畔?、通過當(dāng)前的渠道,發(fā)送給適當(dāng)?shù)睦嫦嚓P(guān)方,這就是華為的“溝通三原則”。


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溝通及時是華為員工遵守的首要原則。華為員工會將必要的信息第一時間向利益相關(guān)方傳達(dá),以保證上下、平行溝通渠道的順暢。


信息準(zhǔn)確是溝通的第二原則。不論是書面還是口頭溝通,華為員工都會準(zhǔn)確地傳達(dá)信息。為了保證溝通信息的準(zhǔn)確性,華為員工會借助金字塔思維工具。在金字塔頂端的是綜述,既要表達(dá)的觀點、問題、看法和結(jié)論。接著會針對上一級的內(nèi)容一層一層地展開,直到信息足夠準(zhǔn)確為止。


嚴(yán)格控制信息傳遞的量,這是溝通要遵守的第三個基本原則。因為信息過多傾聽者容易忘記,過少則降低效率。一般信息傳遞都遵守7±2原理,因為年輕人的記憶廣度大約為7個單位(阿拉伯?dāng)?shù)字、字母、單詞或其他單位)過多或偏少都不適宜。


為了確保信息溝通工作的順利進(jìn)行,華為要求所有的工作人員在溝通中必須提前制訂溝通計劃,明確信息溝通的相關(guān)人、信息溝通形式、信息發(fā)放時間和發(fā)放方式等內(nèi)容,并制定出詳細(xì)的信息發(fā)放日程表。


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04

人人必會的技能:學(xué)會傾聽


在華為,為了避免“聽錯”的現(xiàn)象,公司要求員工掌握一項基本的工作技能——學(xué)會傾聽。


通常情況下,華為員工在傾聽管理者安排任務(wù)時,都是按照備好紙筆、認(rèn)真傾聽、最終確認(rèn)這三個步驟進(jìn)行的。


在管理者布置任務(wù)時,你當(dāng)時可能記得清清楚楚,可是正式開始工作時,又遺忘了部分細(xì)節(jié)。這時,若再去向管理者確認(rèn)又擔(dān)心給管理者留下工作不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)挠∠?,同時也會打擾管理者工作。所以,華為的員工們會事先準(zhǔn)備好紙、筆,用來記錄管理者的重要指示。


從華為員工筆記本上,我們可以看到他們用自己習(xí)慣的關(guān)鍵詞或符合所填寫的《任務(wù)記錄單》,上面記錄著布置的任務(wù)重點。


任務(wù)記錄單看似簡單,但如果不能認(rèn)真傾聽、把握管理者的真實意圖和話題重點,填寫工作不免流于形式。因此,華為員工很注重傾聽過程,不僅會在任務(wù)記錄單上標(biāo)注關(guān)鍵詞,偶爾還會有管理者當(dāng)時的情緒狀態(tài)詞。


在華為,人人都深知溝通非常重要。它不僅是一項工作技能,而且是影響團(tuán)隊績效的關(guān)鍵因素之一,每個人在工作中必須充分重視它。


事實上,如果我們將溝通的信息分為四個區(qū)域,那么可以如下圖所示:

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溝通,其實就是要不斷擴(kuò)大“公開區(qū)域”。


我們可以請教反饋,主動去獲??;自我暴露,讓對方知道自己的小秘密;共享發(fā)現(xiàn),主動獲取和主動交代之間尋求溝通。






管理大師德魯克說過:“一位知識工作者如果能夠憑借其職位和知識,承擔(dān)起對組織做出貢獻(xiàn)的責(zé)任,并且做到實質(zhì)性地提升了該組織的經(jīng)營能力以及創(chuàng)造出了成果,那么他就是一位管理者。”






無論是管理者還是企業(yè)員工,都應(yīng)該關(guān)注、管理資源,讓自己的工作得到足夠支持,人員之間及時溝通交流,從而圓滿完成工作任務(wù)。


企業(yè)應(yīng)當(dāng)樹立資源管理意識。在項目經(jīng)理的帶動下,項目團(tuán)隊對人、事、物等資源進(jìn)行合理統(tǒng)籌之后,讓項目工作按照正常的工作計劃向前推進(jìn)。


在推進(jìn)項目的過程中,大家應(yīng)當(dāng)合理掌握溝通技巧和方法,并將其運(yùn)用于實踐之中,指導(dǎo)項目的開展。